In Deutschland beträgt die Lebenserwartung 80,74 Jahre. Somit lebt ein Mensch im Durchschnitt etwa 967 Monate, 4.213 Wochen, 29.490 Tage und 707.766 Stunden. Im Allgemeinen sind Menschen jeden Tag 16 Stunden aktiv und 23 Jahre seines Lebens verbringt der Deutsche im Schlaf. Die verfügbare Zeit ist somit klar begegrenzt. Als mir neulich zu Hause im Bücherregal ein Buch mit dem Titel „Zeitmanagement“ in die Hände fiel, beschloss ich nach kurzem Querlesen, meinen Zeitplan zu revolutionieren. Das Buch versprach schließlich weniger Stress durch effizienteres Arbeiten, sowie genügend Zeit für entspannende Tätigkeiten – auch im Alltag.
Welcher Zeit-Typ bin ich?
Zu Beginn muss die Ist-Situation genauer durchleuchtet werden, denn nur wer weiß, wo er täglich Zeit verliert, kann sein Zeitmanagement optimieren. Erst muss man sich also die Frage stellen: Wofür verwende ich meine Zeit bewusst/unbewusst? Wo setze Ich Prioritäten? Und welche Tätigkeiten kommen im Alltag zu kurz? Einsparungspotenziale lassen sich oftmals in Routinearbeiten finden wie z.B. Aufräumen oder Putzen. Auch Perfektionismus und Menschen, die sich schlichtweg zu viel vornehmen, müssen dies erkennen und gezielt Zeiteinsparungen vornehmen. Eine mir sehr bekannte Methode, die ich vor allem vor Klausuren in der Schule anwende, ist das „Aufschieben“. Hierbei gilt es, die Paradoxie dieses Verhaltens zu erkennen. Denn durch das Aufschieben unangenehmer Aufgaben, entsteht nur eine Verlagerung von Stress in die Zukunft.
Was brauche ich zum Selbstmanagement?
Selbstmanagement erfordert vor allen Dingen Eigenschaften wie Motivation, Ausdauer und Kontrolle. Nur wer der neuen Herausforderung der Zeitplanung mit Motivation begegnet, wird schnell Erfolge erzielen. Zu hohe Erwartungen stehen nur im Weg. Klappt die Zeitplanung mal nicht so wie gedacht, muss Ausdauer bewiesen werden; nicht jeder Tag kann reibungslos verlaufen. Zudem schadet Selbstkontrolle keinesfalls. Nützlich kann es sein, sich Tabellen zu erstellen oder Termine und weitere Aktivitäten in einem Terminkalender festzuhalten. So kann am Ende eines Tages auf einfache Weise kontrolliert werden, ob die Ziele tatsächlich umgesetzt werden konnten.
Welche Möglichkeiten zur Umsetzung habe ich?
Das Erkennen von wichtigen und unwichtigen Aufgaben ist nicht immer einfach. Trotzdem ist es ein wichtiger Schritt, um die Tagesplanung merklich zu beeinflussen. Der Leitgedanke „Input ist nicht gleich Output“ ist hier angebracht. Der größte Anteil jedes Arbeitsergebnisses lässt sich idealerweise auf einen kleinen Teil des Aufwands zurückführen. Aufgaben mit hoher Priorität sollten zuerst in Angriff genommen werden, bevor marginale Arbeiten unbewusst viel Zeit in Anspruch nehmen. Das Resultat dieser Aufgabenteilung ist definitiv ein entspannterer Tagesverlauf. Mit dem Wissen im Hinterkopf, dass die wichtigsten Aufgaben erledigt sind, lassen sich auch die übrigen Aufgaben mit mehr Antrieb erledigen.
Zeitfallen können umgangen werden!
Zeitfallen gibt es viele: Ob perfektionistisches Verhalten getreu dem Motto „Ich will immer die beste Leistung erbringen!“ oder das Fehlen von klar gesetzten Zielen – all dies raubt Zeit und Energie. Ich selbst delegiere bei Überforderung vielleicht zu oft, jedoch ist es keine Schwäche, Aufgaben auch mal abzugeben, für die man nicht alleine zuständig ist. Denn auch wenn es manchmal unangenehm ist, andere um Hilfe zu bitten – delegieren schafft Freiräume! Somit bleibt mehr Zeit für umfassendere Aufgaben, welche von hoher Priorität sind. Erst wenn Ziele klar definiert sind, kann Zeitersparnis folgen. Jede Arbeitsminute, die nicht auf ein Ziel gerichtet ist, ist verschenkt.
Reservezeiten einplanen
Endlich einen Zeitplan aufgestellt und anstehende Aufgaben nach Priorität sortiert, sind die wichtigsten Schritte geschafft. Doch was ist, wenn eine gute Freundin unerwartet zu Besuch kommt und dann doch länger bleibt als gedacht? Oder wenn der Zug morgens Verspätung hat und die Klausur schon längst begonnen hat? Die folgende Erkenntnis: Unerwartete Ereignisse fordern uns fast jeden Tag und müssen eingeplant werden. Denn ein zu knapp kalkulierter Zeitplan bringt das Konzept zum Schwanken. Um die (realistischen!) Ziele zu erreichen, hilft es, Zeitpuffer einzuplanen. Je nach anstehender Arbeit können und sollten diese Zeitreserven variieren. So sind unerwarteter Besuch oder eine falsche Einschätzung kein Hindernis mehr. Beachtet werden sollte: Für Routinearbeiten, wie zum Beispiel Kaffeekochen, ist eine Zeitreserve nicht notwendig.
Ständige Erreichbarkeit ist von Nachteil
Nicht zuletzt auf Grund der technischen Kommunikationsmittel haben die meisten Menschen das Gefühl, immer erreichbar sein zu müssen. Für viele von uns ist es unvorstellbar, die neuesten Meldungen auf Facebook zu verpassen oder eine SMS nicht umgehend zu beantworten. Doch genau diese ständige Kommunikation kann sich als Problem herauskristallisieren. Zum einen hält sie von der Arbeit ab und zum anderen bleibt weniger Zeit für sich selbst. Ungestörte Zeit mit der Familie und Freunden zu verbringen ist eine effektive Methode zur Beseitigung des Alltagsstresses. Wer zum Wochenende Abwesenheits-Mails verschickt oder zwischendurch den Chatstatus auf „nicht erreichbar“ stellt, wird seine Freizeit mehr genießen können.
Dieses tägliche Zeitfenster plant jeder unterschiedlich, abhängig davon, was man in der freien Zeit vorhat. Wichtig ist nur, dass Freizeit als Sperrzeit verstanden werden sollte, die nicht der Schule oder dem Arbeitgeber gehört. Zudem wird der Elan, mit dem man neuen Projekten begegnet, umso höher sein, wenn Arbeits- und Freizeit klar getrennt sind. Wer dieser Schritte oder zumindest einige davon gewissenhaft befolgt, wird seine neuen Freiheiten und einen Gewinn an Zeit für die schönen Dinge des Lebens schnell erkennen. Durch eingeplante Zeitreserven und von Grund auf bessere Organisation, verpasse ich meine Bahn so gut wie gar nicht mehr und erledige Aufgaben (meist) sofort. Zumindest muss ich mich am Ende eines Tages nicht mehr fragen „Wo ist nur die Zeit geblieben?“
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Lea Pauls
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